Le secrétariat du Point Conseil APA assure l’accueil téléphonique et physique des bénéficiaires de l’APA et de leur entourage pour apporter une 1ère réponse au public, organise le planning des visites à domicile des conseillers en gérontologie qui ont la charge de l’évaluation médico-sociale, assure le lien avec les partenaires (CLIC, DAC, SAAD…). Il effectue également diverses tâches administratives de type classement ou archivage, y compris sur support numérique (GED).
· Accueil téléphonique et physique avec une pré-évaluation permettant l’orientation ou une première réponse auprès des bénéficiaires et de leurs aidants
· Accompagnement ponctuel / orientation aux démarches liées au plan d’aide (téléassistance, cesu préfinancé…)
· Prise de rendez-vous pour les conseillers en gérontologie avec priorisation des urgences
· Consultation des dossiers dans le logiciel métier et la GED usagers
· Liaison avec l'équipe administrative sur des dossiers spécifiques
· Suivi statistique de l'activité du Point conseil et reporting à la responsable
· Classement et archivage des dossiers bénéficiaires et de la documentation du Point Conseil APA, y compris dans la GED
· Commande et suivi logistique (logiciel GIMA) pour les Points Conseil APA, suivi des véhicules de service (logiciel Toppark)
Technique :
· Maitriser les outils informatiques de communication (Outlook, Mozaïk, Teams), bureautique (Word, Excel)
· Connaître l’application métier Solis et la GED Multigest
· Maitriser l’orthographe
Relationnel :
· Faire preuve d’aisance orale
· Disposer de qualités d'écoute
· Être rigoureux, organisé et autonome
· Savoir travailler en équipe
· Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité dans le traitement des dossiers
· Savoir communiquer avec un public parfois fragilisé et rencontrant des difficultés à s'exprimer à l'oral
· Savoir s’adapter et adhérer aux changements imposés par la loi ou par nécessité de service
· Assurer un reporting spontané des missions auprès de l'encadrement
Connaissances :
· Etre intéressé par les problématiques gérontologiques
· Connaître les aides légales à l’attention des personnes âgées en perte d’autonomie (APA et aides sociales) ainsi que les aides facultatives (téléassistance, soutien psychologique, portage de repas)
· Connaître les interlocuteurs et partenaires du secteur pour orienter les usagers (CCAS, Services d'aide à domicile, CNAV, MSA…)
· Connaître les orientations institutionnelles en faveur des personnes âgées dépendantes
Niveau de formation générale :
Niveau III ou IV
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
