L’assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l’assistant de Direction.
Organiser la vie professionnelle des 6 chefs de service de la Direction
· Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
· Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
· Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)
· Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
· Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l’accueil téléphonique et physique
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
· Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
· Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas,…) selon la charte du Département
· Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.
· Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
· Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
· Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
· Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction
· Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements...)
· Gérer les demandes de réservation de salles
· Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
· Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
· Mettre à jour les procédures des assistants
· Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.
Technique :
- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
- Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
- Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
- Anticiper les demandes
Relationnel :
- Sens de l’organisation et capacité à gérer les urgences
- Dynamisme et prise d’initiative
- Curiosité intellectuelle
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel
Connaissances :
- L’organisation de la collectivité
- Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
- Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
- Parapheur électronique iXbus
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :
Niveau Bac à Bac +2
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
