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Placé directement sous l’autorité de la Directrice générale adjointe chargée de la solidarité (DGAS), l’assistant de direction de la DGAS appartient à un pool de 3 assistants de direction qui assurent l’accompagnement des 4 directeurs généraux adjoints (DGA).
L’assistant de la DGAS assure à titre principal l’accompagnement de la DGAS (missions spécifiques) et à titre subsidiaire, la continuité de service pour les 3 autres DGA en tant que de besoin, et en remplacement des absences (missions transverses).
L’assistant de direction apporte un appui permanent à la directrice générale adjointe en termes d’organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il ou elle assure également le suivi de certaines procédures transversales. Force de proposition, l’assistant de direction fait preuve d’autonomie dans l’exécution de ses tâches et est capable de prioriser ses missions et d’apporter une information hiérarchisée à la directrice générale adjointe. Il ou elle anime le réseau des assistants de direction des 5 directions opérationnelles de la DGA Solidarité et définit des procédures administratives efficaces dans ce cadre. Doté de qualités rédactionnelles, il a la capacité d’effectuer relecture et correction de forme et de syntaxe des documents soumis à validation par les services.
La Direction générale adjointe en charge de la Solidarité regroupe les 5 directions chargées des politiques sociales (Direction de l’Enfance, de la Jeunesse, de la Santé et de la Famille, Direction des Personnes Handicapées, Direction des Personnes Agées, Direction de la Vie Sociale, Direction de l’Offre Médico-Sociale). La DGAS est renforcée par une chargée de mission responsable des dossiers stratégiques transversaux.
Missions spécifiques DGAS
Secrétariat/pilotage de l’agenda
- Gestion de l’agenda de la directrice générale adjointe chargée de la Solidarité
- Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
- Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGAS
- Rédaction de courriers et d’e-mails
- Priorisation des courriers et e-mails nécessitant un traitement urgent
Gestion administrative
- Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier Elise et suivi des réponses
- Constitution du Dossier du jour de la DGAS
- Coordination et constitution de dossiers à la demande des élus ou du cabinet, en interface avec les Directions concernées, en étant garant/e des délais impartis
- Rédaction du compte-rendu du CODIR DGAS et diffusion
- Relecture et correction de forme et de syntaxe des documents soumis à la validation de la DGAS
- Gestion du logiciel de parapheur dématérialisé IxBus.
Suivi de procédures transversales
-Coordination de la préparation des campagnes de promotions internes, avancements de grades, médailles du travail, entretiens professionnels, etc.
- Coordination, en lien avec la chargée de mission de la DGAS, des documents stratégiques (suivi des indicateurs stratégiques de la collectivité, rapport annuel d’activité, rapport développement durable, etc).
- Coordination de la préparation des séances de l’Assemblée départementale et de la Commission Permanente (rétroplanning de transmission des rapports, regroupement des Notes au Rapporteur, etc)
- Insertion, rédaction et correction des documents de l’Assemblée départementale ou de la Commission Permanente dans le logiciel K-délib
- Coordination de la préparation des étapes budgétaires en lien avec les Directions
- Coordination du planning de congés des Directeurs et de leurs adjoints
- Mise à jour du Règlement départemental d’action sociale (RDAS) et mise en ligne, en lien avec la chargée de mission DGAS
- Suivi des relations partenariales de la DGAS
Missions transverses (continuité de service)
Secrétariat/pilotage de l’agenda
- Gestion de l’agenda des Directeurs généraux adjoints, en tant que de besoin
- Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
- Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs
Gestion administrative
- Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier
- Constitution du Dossier du jour des 3 autres DGA concernés
- Coordination et constitution de dossiers à la demande des élus ou du cabinet, dans les délais impartis
Vous maîtrisez l’outil informatique (pack office : excel, word, powerpoint) et disposez d’une bonne expression écrite et orale. Autonome, très organisé et rigoureux, vous saurez accompagner la directrice générale adjointe en assurant le pilotage quotidien de son agenda et en étant garant du respect des délais de production d’éléments et dossiers par les Directions opérationnelles.
Discret, vous savez vous adapter à des interlocuteurs différents, dans un environnement stratégique.
Rejoignez-nous !
Ce poste est ouvert aux agents titulaires (rédacteurs territoriaux) ainsi qu’aux contractuels.
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
