L’assistant(e) administratif(ve) et comptable assure l'assistance administrative des deux chefs de service (2 missions dans la direction) et réalise les travaux de secrétariat classiques pour ces missions. Il (elle) contribue au fonctionnement administratif de la Direction en tant que de besoin.
Il (elle) assure des tâches comptables en appui de l’assistante comptable de la direction.
Direction de 14 personnes.
Activités administratives :
Réceptionne, traite les appels téléphoniques et transmet les messages
Réceptionne, traite et diffuse des courriers (via le logiciel ELISE) et informations, gère le suivi et les relances
Réceptionne, traite, diffuse et assure le suivi des demandes internes (SESAME..)
Réalise des travaux de secrétariat classiques (rédaction et mise en forme de courriers et notes, tableaux de bord, rapports, comptes-rendus …), de coordination (exemple rapport d’activité) et le suivi du Mosaïk de la direction.
Archive les dossiers
Met à jour les "référentiels" (élus, tableaux de bord, organismes extérieurs…).
En lien avec l’assistante de direction Saisit les rapports et délibérations sur Kdélib (Assemblée et Commission Permanente)
Enregistre, et suit les courriers et notes via Elise pour signature (Elus, Présidente du Conseil départemental, Directeur Général des Services et Directeurs Généraux Adjoints)
Tient les agendas (Outlook) et monte des réunions (réservations de salles, convocations, réservation du matériel nécessaire, constitution des dossiers, …)
Contribue à l’organisation logistique des déplacements à l’étranger et à la réception de délégations étrangères
Assure l'intérim de l'assistante de direction lors de ses absences
Activités comptables :
Sous le logiciel Grand Angle fait les demandes aux finances nécessaires au suivi des dossiers (engagement,
Liquidation, mandatement, création de tiers)
Tâches comptables diverses (convention, suivi de paiements…) à organiser avec l’assistante comptable
Technique :
Techniques de secrétariat (Gestion d’agendas Rédiger des documents administratifs courants
Enregistrer, classer et archiver des documents
Mettre en forme des documents, recevoir, filtrer et prendre des messages téléphoniques…)
Maitrise des outils informatiques (word / excel / powerpoint / Kdélib / Elise /Grand Angle)
Maîtrise des différentes procédures
administratives et en matière de budget et de
comptabilité
Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
Savoir " prioriser" et gérer l'urgence
Relationnel :
Règles et principes de la confidentialité et de la discrétion
Savoir communiquer et transmettre une information
Autonomie, adaptabilité, réactivité, sens du contact, initiatives et goût pour le travail en équipe
Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un Conseil départemental.
Appréhender les principaux champs d’intervention de chaque mission et savoir repérer les principaux interlocuteurs.
Connaissance de la comptabilité publique
Bac pro / BTS secrétariat -comptabilité ou expérience professionnelle équivalente
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
