La Direction des Personnes Agées met en œuvre la politique du Conseil départemental en direction des personnes âgées.
Au sein du pôle Accueil Courrier et Numérisation, le chargé d’accueil a pour missions d’assurer un premier niveau d’information et d’orienter les usagers et partenaires au sein des services de la DPA, de gérer les flux de courriers entrants et trier le courrier et procéder à la numérisation.
Accueil/information
- Apporter un premier niveau de réponse aux requêtes des usagers et partenaires formulées via téléphone, via le site internet, les boites mail DPA et notaires pour les administrés ne relevant d’aucune aide récupérable
- Orienter vers les services de la direction
- Transmettre les documents d’information et supports de demande d’aide (APA, Téléassistance, portage des repas) aux partenaires et usagers
Courrier
- Gérer le flux de courrier entrant et interne: réceptionner, trier, dépolluer et distribuer le courrier au sein des différents services de la direction en fonction des documents prioritaires ( demandes d’APA, chèques, etc…)
- Numériser, qualifier, intégrer et archiver les documents dans l’outil de Gestion Electronique des Documents (GED)
- Composter chaque document à la date du jour de réception
Renseigner les divers outils statistiques et de suivi de l’activité (accueil, courrier et numérisation, réponses aux notaires)
A terme et sous la supervision de la coordinatrice, former les nouveaux arrivants
Technique :
- Avoir une appétence pour l’informatique
- Connaître le logiciel SOLIS, kiamo, et GED Multigest
- Avoir une appétence pour les outils numériques et être à l’aise avec les outils bureautiques (pack office)
- Être organisé et rigoureux
Relationnel :
- Sens de l’accueil, capacité à communiquer en adéquation avec le public accueilli
- Faire preuve de patience et de courtoisie
- Sens du travail en équipe
- Sens de l’écoute
- Discrétion
- Adaptabilité
Connaissances :
- Appréhender les prestations mise en œuvre en direction des personnes âgées et l’organisation de la DPA
- Connaitre les processus
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis : BAC pro
Horaires d’accueil de la DPA : 9h – 12h00 / 13h30- 17h00
CDD de 12 mois
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
