L'assistante de direction organise le secrétariat et assiste le directeur pour le fonctionnement administratif de la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, et de suivi de dossiers.
- Assure le secrétariat particulier du Directeur : gestion de l'agenda, planification et organisation des réunions et rendez-vous, gestion des courriers
- Reçoit, filtre, répond ou oriente des appels téléphoniques et des courriers électroniques de la DA
- Réceptionne, traite et diffuse des informations et assure le lien et le relais entre le Directeur et ses collaborateurs ou les partenaires
- Assure la coordination et le suivi de dossiers de RH (CAP, CTP, primes annuelles, plan de formation…)
- Assure la liaison et les échanges avec la DAPR (manifestations, commandes….)
- Assure le suivi et la coordination des dossiers spécifiques et transverses, comme le plan canicule (recueil de données et mise à jour des dossiers dans le respect des échéances …)
- Organise, prépare et participe à la réunion de direction, réalise, diffuse le compte-rendu et assure le suivi des décisions prises
- Réalise des travaux de bureautique de la Direction : rédaction, mise en forme de comptes rendus, de courriers, de notes, …
- Recueille des informations auprès des sites/services concernés et constitue des dossiers thématiques pour les rendez-vous, réunions, événements
- Contribue à l’alimentation et au suivi du logiciel Elise pour le suivi des correspondances et des documents internes
- Assure la coordination et le suivi des réclamations via le logiciel QUALIAC pour la DA
- Veille au respect de la charte graphique au sein des services de la DPA
- Crée un réseau des secrétariats des différents services de la DA, et l’anime avec notamment pour objectifs, l’homogénéisation des outils, la bonne utilisation du logiciel Elise, la conception d’architecture de classement de dossiers communs sous F
- Tri, classement et archivage de documents papiers et électroniques
- Correspondant Mégaphone en lien avec les services de la communication interne
Technique :
- Maîtrise de l'outil bureautique (word, excel, intranet, internet), des technologies de l’information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, fax, etc,... de la réalisation de la saisie de documents de formes et contenus divers
- Maîtrise des techniques de secrétariat de direction
- Savoir s’organiser, organiser un agenda, anticiper et prioriser
- Savoir respecter des échéances
- Savoir organiser le classement et le partage d’informations
- Capacités rédactionnelles
- Savoir animer un réseau
Relationnel :
- Savoir communiquer en sachant adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité liées au poste
Connaissances :
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Techniques de secrétariat notamment la prise de notes
- Logiciels de bureautique
- Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Techniques de classement et d’archivage
- Connaissances de l'institution et des interlocuteurs internes et externes partenaires de la Direction
- Connaissances des circuits et procédures administratives et des dossiers clés de la Direction et ceux où elle est impliquée
Etre disponible et faire preuve de discrétion et confidentialité
Bonnes connaissances de l’institution, des interlocuteurs et des procédures
Savoir travailler en équipe
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
