L’agent courrier assure le traitement du courrier arrivé, interne et départ des services du Conseil départemental et de certains organismes associés.
Il assure un rôle pivot dans les processus informatisés de gestion du courrier sous le logiciel ELISE étendu à toutes les directions, visant à une meilleure traçabilité des courriers et à une amélioration des délais de réponse.
Il assure également les missions d’accueil de premier niveau en remplacement des agents d’accueil, si besoin.
Traitement du courrier arrivé :
- Réceptionne, trie, répartit et ouvre le courrier arrivé
- Parmi l’ensemble du courrier arrivé, y compris le courrier nominatif de la Présidente, identifie le courrier qui relève d’ELISE. Il s’agit soit : - du "courrier réservé" qui est le courrier le plus sensible et le plus important à orienter vers la DG et/ou le Cabinet -du courrier des directions qui est le courrier déterminé selon une typologie qui varie selon les directions
- Assure la numérisation et l’enregistrement dans ELISE des données pertinentes des courriers identifiés comme devant y être intégrés (choix d’orientation et caractérisation des courriers, préparation des courriers, numérisation, saisie des données et indexation, distribution, suivi, archivage)
- Traite les plis comportant un accusé de réception postal et les plis spéciaux : signe l’accusé de réception et renseigne le tableau de suivi
Traitement du courrier interne :
- Trie et répartie le courrier interne (courriers et parapheurs)
Traitement du courrier départ :
- Prépare et affranchit le courrier départ
- Choisit les tarifs en fonction des contraintes budgétaires et communique avec les services sur la mise en œuvre de leurs envois
- Veille au respect des règles définies par La Poste et contribue à leur diffusion
Autres :
- Maintient à jour en permanence sa connaissance de l’institution
- Remplace les agents d’accueil en cas de besoin (accueil 1er niveau)
- Veille à une bonne communication avec les services « internes »
- Relève les données de suivi d’activité et met à jour les différents fichiers de suivi d’activité
- Affiche les arrêtés et les informations légales du Conseil départemental dans le panneau ou à l’accueil
- Prépare et porte les plis et parapheurs pour la Direction générale et le Cabinet
- Réception des plis d’huissier
Technique :
- Savoir apprécier les degrés d’importance et d’urgence de l’information
- Savoir identifier les courriers réservés et les courriers relevant d’ELISE
- Savoir identifier certaines données pertinentes à saisir sous ELISE (objet manquant, type de courrier…)
- Savoir utiliser les outils informatiques (ELISE, gestion électronique du courrier, outil d’affranchissement des plis spéciaux)
- Savoir utiliser les outils spécifiques (numérisation, ouverture des plis, affranchissement)
- Savoir mémoriser les noms et les visages pour identifier les interlocuteurs
- Savoir déterminer et appliquer le tarif adapté en fonction des plis
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Savoir trier et classer
Relationnel :
- Sens de l’organisation et de la précision
- Rapidité, ponctualité
- Discrétion et confidentialité
- Sens du service
- Esprit d’équipe
Connaissances :
- Connaître les services du Conseil départemental
- Connaître l’organisation du Conseil départemental (organigramme, élus, répartition géographique des services)
- Connaître les dispositifs du Conseil départemental
- Connaître les interlocuteurs institutionnels du Conseil départemental
- Connaître les offres tarifaires de La Poste
Logiciels utilisés :
- Logiciels spécifiques (ELISE, colis, machine à affranchir)
- Word, Excel, Outlook, intranet, internet
- Confidentialité
- Port de charges
- Travail en open space
- Echange permanent tout au long de la journée
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
