L’assistant de Direction est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente à la Directrice et à son adjointe en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que les assistants polyvalents de la direction auprès des chefs de service et responsables de pôles de la direction.
Organiser la vie professionnelle de la Directrice et de son adjointe
· Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
· Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
· Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
· Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
· Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l’accueil téléphonique et physique
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
· Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
· Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas,…) selon la charte du Département
· Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.
· Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
· Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)
Contribuer à la gestion collective des agents de la Direction
· Assurer le lien avec la DRH : suivi des arrêts maladie, CET, fiches d’évaluation, fiches de stagiairisation, anomalies compteurs Gestor, grèves, médailles du travail…
· Assurer le lien avec la DSI : suivi des entrées et sorties du matériel informatique, suivi des demandes Pythéas.
· Mettre à jour les tableaux de la Direction : contacts, congés
· Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
· Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
· Suivre quotidiennement la boite mail générique de la Direction
· Gérer les demandes diverses (besoin en fournitures administratives, renseignements...)
· Effectuer la centralisation des indicateurs mensuels et les transmettre au DGA
· Gérer les demandes de réservation de salles
· Mettre à jour les pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
· Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
· Mettre à jour les procédures des assistants
Technique :
- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
- Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
- Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
- Anticiper les demandes
Relationnel :
- Sens de l’organisation
- Dynamisme et prise d’initiative
- Capacité à gérer les urgences
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel
Connaissances :
- L’organisation de la collectivité
- Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
- Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
- Parapheur électronique iXbus
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :
Niveau Bac à Bac +2
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
