Le gestionnaire administratif assure la gestion administrative et financière de marchés identifiés (prestations de ménage, gardiennage, d’affranchissement, etc…), de dossiers transverses (vêtements de représentation et vêtements techniques).
Il travaille en étroite collaboration avec le responsable administratif budget et pilotage.
Réception et étude des demandes de vêtements de représentation et de vêtements techniques :
Analyse de la demande et de sa conformité par rapport aux délibérations
- Alimentation des tableaux de suivi
- Organisation et suivi des dotations
Gestion des commandes :
- Contact et suivi des fournisseurs
- Vérification de la disponibilité des crédits et alerte son supérieur hiérarchique dans le cas de surconsommation
- Vérification des seuils des marchés
- Vérification des pièces utiles au pré-engagement (marchés, contrats, conventions…)
- Pré-engagement de la dépense ;
- Etablissement des bons de commande et envoie aux fournisseurs
- Contrôle de la cohérence entre la livraison et la commande
- Vérification de la conformité de la livraison – service fait
- Gestion des litiges et SAV
- Calcul du nombre de jours de retard
- Constitution du dossier des pièces à transmettre à la plateforme DF
Activités complémentaires :
- Pré-engagement les dépenses liées aux services marchés, politique achat et relation à l’usager et gère la partie administrative des dossiers concernés
- Gestion des contrats, conventions et autres des services marchés, politique achat et relation à l’usager
- Rédaction des procédures
- Missions de secrétariat
Technique :
- Maîtriser les outils bureautiques
- Maîtriser le logiciel de gestion financière Grand Angle
- Maîtriser les règles de la comptabilité publique
- Rédiger des courriers
Relationnel :
- Organiser et gérer des priorités
- Etre en capacité à mener plusieurs dossiers de front
- Savoir alerter sa hiérarchie
- Etre en capacité d’analyse
- Etre Dynamique
- Etre autonome et rigoureux : savoir être force de proposition
- Avoir de très bonnes capacités relationnelles
- Avoir le sens du travail en équipe et en transversalité
Connaissances :
- Connaissance de l'institution et de son organisation
- Connaissance de la réglementation des marchés publics
- Permis de conduire
- Déplacements possibles sur les sites extérieurs et les services du Campus et de la Palette
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
