L’agent, sous la responsabilité du chef de service, assure les tâches de gestion administrative relative au fonctionnement du service et à la gestion de la flotte de véhicules légers du Conseil Départemental du Val d'Oise.
Missions du chargé de gestion administrative :
- Accueil téléphonique et physique des usagers internes et externes (cellule SESAME) ;
- Orientation des demandes vers les services ou le bon interlocuteur ;
- Mise en œuvre technique du dispositif téléphonique de l’astreinte des directeurs et bilan astreinte ;
- Suivi et délivrance des demandes de tickets dits « invités » pour la restauration administrative ;
- Rédaction de procédures et analyse des tableaux de suivi, en lien avec la hiérarchie ;
- Polyvalence en cas de besoin interne au service, fonctionnement en équipe ;
- Convoyage des véhicules ;
- Emission de bons de commandes sur le logiciel Grand-Angle ;
- Garantir le suivi et l’exécution des contrôles techniques et entretiens périodiques ;
- Assurer le suivi et l’exécution des dépannages et réparations avec les prestataires ;
- Assurer les contrôles des requêtes de géolocalisation des véhicules en lien avec le prestataire ;
- Suivre les affectations des véhicules dans le logiciel de gestion de flotte ;
- Tenir les plannings et tableaux de suivi permettant d’analyser la gestion de la flotte de véhicules ;
- Assurer le support des usagers de la boite à clés ;
- Assurer le suivi kilométrique mensuel des véhicules gérés par la DAPR dans le logiciel gestion de flotte.
Technique :
Maîtriser les outils bureautiques (Excel et Word)
Savoir ou être en capacité après une formation, d’utiliser les logiciels métier (Gima et TopPark)
Savoir rédiger des procédures et des comptes rendus
Être titulaire du permis B (VL)Rigueur administrative
Relationnel :
Savoir planifier et organiser son travail en fonction des besoins
Savoir faire preuve d’autonomie
Savoir faire preuve de discrétion
Etre dynamique et force de propositions
Posséder le sens du contact
Savoir prioriser les demandes et les mettre en action
Savoir détecter et gérer les urgences
Savoir prendre en charge l’information transmise et savoir rechercher l’information complémentaire.
Etre en capacité d’adaptation et de polyvalence
Savoir travailler en équipe et en transversalité (binôme, service, directions)
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Connaissances :
Connaître l’organisation du Département
Connaître les missions de la DAPR et des autres directions
Connaître les règles de la sécurité routière
Savoir reconnaître les interlocuteurs (élus, Direction, agents)
Niveau V
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
