L’assistant de gestion administrative assure le recueil et le traitement des informations nécessaires au fonctionnement du service. Il assiste le chef de service et le directeur délégué, accompagne l’équipe du service dans l’organisation du travail et le suivi de certains dossiers. Il apporte également son appui au Service Restauration et Education au Goût.
- Gestion des boites mail partagées (gestion ADC et pôle pilotage) pour assurer une bonne circulation de l’information (manifestations organisées par le service, mise en stage des agents, recueil de données pour l’une et recrutement/mobilité interne ou externe/départ/transfert des remplaçants pour l’autre)
- Enregistrement des ADC sur l’application MyAntiriade, le logiciel emploi du temps des collèges.
- Gestion et actualisation de bases de données.
- Rédaction, réception, suivi et réorientation des courriers sous le logiciel Elise.
- Préparation de dossiers pour des visites de terrain, réunions ou instances.
- Préparation d’envois massifs de documents à tous les collèges.
- Appui à la mise en œuvre de jury de recrutement des agents des collèges et notamment à celui de la campagne de recrutement des AER.
- Appui des correspondants éducation et techniciens métiers dans l’élaboration des services faits dans le cadre de la facturation des prestations.
- Suivi budgétaire des factures relatives à l’activité du service sur IGDA.
- Gestion et suivi des tableaux de bord d’activité du service (sur l’ensemble des activités du service).
- Participation à la création et la mise en place d’outils.
- Réception des appels téléphoniques du service et si besoin réorientation vers l’interlocuteur concerné.
- Prise de messages en l’absence des agents du service et transmission de ces messages.
- Rédaction de courriers et de mails de réponse et/ou des convocations pour le service gestion et développement des missions des ADC et le service restauration et éducation au goût.
- Dans le cadre du marché d’entretien des locaux sur les collèges externalisés : recueille mensuellement le nombre de plateaux des collèges et les transmet au prestataire, transmet les documents de contrôle aux collèges, gère le tableau de suivi des anomalies, assure la transmission et le recueil de l’enquête de satisfaction de la prestation pour chaque collège, assiste le correspondant éducation dans la gestion administrative du marché.
- Appui ponctuel sur l’organisation de manifestations ou de groupes de travail en lien avec les ADC : organisation logistique en lien avec la DAPR, envoi de convocations, gestion des listes de présence…
- Aide à la gestion des agendas du chef de service, directeur délégué, de l’équipe du service développement des missions des ADC et du Service restauration et éducation au goût ; et appui technique aux collèges.
- Prise de notes, mise en forme de documents et envois de courriers divers.
- Rédaction de comptes rendus de réunion.
- Accueil des visiteurs.
- Polyvalence avec le Pôle Appui Logistique et Administratif de la Direction en cas de nécessité de service.
Maîtriser les outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Elise, Powerpoint, MyAntiriade
Maîtriser les techniques de secrétariat
Avoir de bonnes capacités rédactionnelles (prise de notes et rédaction de compte-rendu)
Recevoir, filtrer, orienter les publics avec amabilité
Sens de l’organisation
Goût pour le travail en équipe
Autonomie, polyvalence
Qualités relationnelles
Diplomatie
Discrétion professionnelle
Adaptabilité aux différents publics (agents, autorité fonctionnelle, candidats, autres directions…)
Initiative, curiosité intellectuelle
Fonctionnement de l'Institution départementale, du monde de l’Éducation en Val d'Oise et du système éducatif
Connaissance de la fonction publique territoriale
Connaissance de base de la comptabilité publique et des marchés publiques
Règles et techniques de base de la communication écrite et orale
. Temps de travail : 7h55 par jour
. Jusqu’à 50 jours de congés annuels
. Télétravail possible
. Une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes
. Une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance
. Des avantages et prestations sociales intéressants : activités sportives, voyages, billetterie, culture, aide à l’accès au logement
Bac ou BTS dans le domaine administratif.
Travail en bureau avec horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service.
Déplacements très occasionnels dans les établissements scolaires.
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
