Sous l'autorité du chef de service, l’assistant administratif, en lien avec le référent de parcours et le coordonnateur, constitue et met à jour les dossiers administratifs des MNA admis à l'aide sociale à l'enfance. A cet égard, il réalise l’ensemble des actes administratifs.
Il assure également des tâches administratives de secrétariat, d’accueil téléphonique et physique des MNA et des partenaires.
Tenue des dossiers administratifs :
- Constitution initiale du dossier du MNA (dossier physique et dématérialisé) et mise à jour (échéanciers des mesures, informations sur les MNA et leur projet, saisie du dossier du MNA dans le progiciel de gestion "SOLIS » ouverture des droits type CMU…)
- Liaisons avec la Justice et autres services
- Editions et exploitations des sorties statistiques à partir de SOLIS
- Clôture, classement et archivage des dossiers
Accueil et secrétariat :
- Accueil téléphonique et physique des MNA, liaisons avec les partenaires internes et externes
- Travaux de secrétariat : saisie et édition des courriers, comptes-rendus et documents divers ainsi que des contrats, conventions, arrêtés, lettres-type (sorties bureautiques intégrées dans le progiciel SOLIS)
- Préparation des courriers, notes de transmission (travail de synthèse à partir des rapports éducatifs reprenant l'historique et l'évolution de la situation de l'enfant et les préconisations du service)
Gestion de commandes fournitures
Technique:
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel,
- Maîtriser le progiciel SOLIS
- Mettre en œuvre les techniques de secrétariat (mise en forme adaptée de documents administratifs, juridiques….)
- Analyser et synthétiser le contenu de dossiers concernant des situations de MNA admis à l'aide sociale à l'enfance
- Rechercher, transmettre et classer les informations relatives au suivi des dossiers des MNA admis à l’ASE avec rigueur et organisation
Relationnel:
- Aptitude à l'accueil et aux relations humaines
- Sens du travail en équipe
- Adaptabilité, disponibilité et réactivité
- Discrétion professionnelle
Connaissances:
- Bonne connaissance du fonctionnement de l'institution départementale, du dispositif de protection de l'enfance, des MNA, des règles juridiques essentielles du droit de la famille et de leur évolution au regard de la responsabilité exercée
Niveau de formation générale:
- Niveau secondaire (baccalauréat, BAC Pro) ou BEP avec expérience
- Formation d'employé administratif ou de secrétaire
Poste soumis au secret professionnel
