Secrétaire à dominante PMI F/H

Contexte

TDAS HERBLAY-SUR-SEINE

Le secrétaire à dominante PMI assure le secrétariat du Médecin Chef de Service Territorialisé, de la Cadre de santé et de la Responsable d’Equipe Administrative, dans la mise en œuvre des activités départementales en matière de la Protection Maternelle et Infantile. Elle participe aux activités administratives transversales du TDAS sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire.

Mission

Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des publics et des partenaires
Assure le secrétariat du médecin Chef de service territorialisé et de la Responsable d’équipe administrative
Assiste les professionnels de l’équipe : organisation de leurs activités, plannings et rendez-vous, lien avec les partenaires
Gestion du courrier PMI
Retranscription, mise en forme, impression, envoi des courriers, comptes rendus, rapports médico-sociaux et documents spécifiques (tableaux de bord, statistiques, bilan…)
Organisation, préparation, suivi des réunions et participation (réunions d'assistantes maternelles, réunion d'équipe PMI, réunions partenariales…)

Gestion et suivi administratif des dossiers en collaboration avec la Cadre de santé :

Agrément et renouvellement
Formation des assistants maternels et familiaux
Archivage

Participe aux réunions d’équipe de secrétariat animées par le responsable du TDAS
Gestion administrative des dossiers RH du personnel PMI
Gestion et suivi administratif de la logistique du service PMI

Gestion de la boîte mail générique du service PMI
Participation à la continuité du service public

Activités spécifiques :

-Travail en binôme avec la secrétaire à dominante ASE et/ou l’Assistante de Territoire et assure l’intérim en cas d’absence

Enfance
Vulnérabilité
Hébergement d’urgence
RH

Profil

Planifier et organiser l'activité du service
Organiser l'agenda et fixer des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Prendre des notes et rédiger un compte rendu
Enregistrer, classer, archiver des documents
Préparer et contrôler l'exécution d'un budget
Utiliser une suite bureautique pour réaliser des documents courants
Se présenter et s'exprimer convenablement
Ecouter un interlocuteur, reformuler une demande
Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques
Être disponible
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du travail en équipe dans le cadre de la désectorisation
Avoir la capacité d'écoute et de communication en lien avec le cadre
Avoir la capacité d'écoute, savoir faire face à un public parfois difficile et violent

Connaissances :

Connaître les dispositifs médico-sociaux
Connaître les procédures liées aux agréments des Assistants maternels et familiaux
Connaître les principes du service public et les orientations du Département

Spécificités

Formation de niveau IV en secrétariat
Expériences professionnelles souhaitées : intérêt pour l'intervention sociale et aimer le contact avec le public

Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.