Le Conseil départemental du Val d’Oise recrute pour le service ressources de la Direction de la gestion patrimoniale une assistante administrative chargé de réaliser les activités administratives du service en réalisant des travaux de secrétariat classique. Elle vient également en appui des différents services de la Direction (Service Foncier, Service Grands Projets).
· Sous le parapheur électronique Ixbus, récupère les documents signés (bons de commande, documents divers, les envoie aux destinataires par mail et les classe sur le réseau).
· Sous le logiciel Grand Angle, enregistre les pièces justificatives des engagements.
· Réceptionne, traite et diffuse des courriers (via le logiciel ELISE), gère le suivi et les relances
· Réalise des travaux de secrétariat classiques pour les différents services de la Direction (rédaction et mise en forme de courriers et notes, tableaux de bord, rapports, comptes-rendus …)
· Réceptionne, traite les appels téléphoniques et transmet les messages
· Saisit et corrige des rapports et délibérations (Assemblée et Commission Permanente) sur Kdélib (en l’absence de l’assistante de direction)
· Archive les dossiers
· Tient les agendas (Outlook) et monte des réunions (réservations de salles, convocations, réservation du matériel nécessaire, constitution des dossiers…)
· Recensement et traitement des Equipements de Protection Individuelle (EPI)
· Saisie du tableau d’activité mensuel de la Régie
· Suivi de la programmation annuelle des travaux en lien avec le Chef du Service Entretien et Maintenance (envoi des mails aux collèges, préparation et envoi des courriers suite à la commission de recours)
· Assure l'intérim de l'assistante de direction
· Gère le planning d’astreinte des techniciens et tient à jour la mallette d’astreinte
· Passe les actes au contrôle de légalité (iXActes)
Compétences requises :
Techniques :
Techniques de secrétariat
Savoir " prioriser" et gérer l'urgence
Outils informatiques (word / excel / powerpoint / kdélib / Elise, Ixbus, iXActes, Grand Angle)
Gestion d'un ou plusieurs agendas
Rédiger des documents administratifs courants
Enregistrer, classer et archiver des documents
Mettre en forme des documents
Rechercher, trier et diffuser des informations
Recevoir, filtrer et prendre des messages téléphoniques
Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Relationnelles :
Règles et principes de la confidentialité et de la discrétion
Savoir communiquer et transmettre une information
Disponibilité et adaptabilité
Réactivité et dynamisme
Connaissances :
Connaissances de l'organisation du Conseil départemental
Connaissances de base des marchés publics et des règles de la comptabilité publique
Connaître le langage technique relatif à la maintenance et l'entretien patrimonial
Profil :
CAP- BEP – Bac pro secrétariat ou expérience professionnelle équivalente
Ce poste est ouvert aux adjoints administratifs territoriaux.
Disponibilité en cas d'urgences
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
