L'assistant administratif assure le secrétariat et le suivi administratif de la direction Sécurité et Valeurs républicaines, en particulier le secrétariat de la direction.
L'assistant administratif en appui de l’instructeur ADC sur notamment toute la gestion comptable et budgétaire de la DSVR ou sur le suivi des aides aux communes en cas d’absence.
L'assistant administratif participe à l’organisation des différentes manifestations de la DSVR.
Missions de secrétariat :
- L'assistant administratif réceptionne, enregistre, diffuse le courrier de l’ensemble des collaborateurs de la direction (utilisation du logiciel ELISE).
- L'assistant administratif en assure le suivi, réalise la mise en forme des courriers (notes, courriers …), prépare les parapheurs de la direction et assure le suivi du circuit de signature et de validation (utilisation du logiciel ELISE).
- L'assistant administratif prépare, met en forme, transmet (notamment dans KDELIB) et assure le suivi et le traitement des rapports et des délibérations à l’Assemblée Départementale.
- L'assistant administratif veille au respect des procédures et des échéances et tient à jour les tableaux de bord de la direction.
- L'assistant administratif met à jour le répertoire des partenaires, organise le classement et prépare l’archivage des dossiers.
- L'assistant administratif réceptionne les appels, apporte les réponses relevant du suivi administratif des dossiers de la direction, transmet les appels, enregistre les messages pour les collaborateurs absents.
- L'assistant administratif tient à jour les agendas de la directrice et des agents de la direction et organise des réunions et prend des rendez-vous.
- L'assistant administratif organise sur le plan logistique les réunions initiées par la directrice et les agents de la direction et prépare les dossiers pour les participants
Mission d’appui comptable et budgétaire :
- L'assistant administratif vient en soutien de l’instructeur des aides aux communes en matière comptable et budgétaire (mandatement, engagement des dépenses, liquidation…) et en assure l’intérim en cas d’absence de l’instructeur.
Technique :
- Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint) et les logiciels spécifiques (Messagerie Outlook, Elise, Kdelib, Grand Angle)
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents (courriers, mails…)
- Savoir organiser et planifier des réunions
- Être rigoureux et méthodique
- Faire preuve de réactivité et d’autonomie
- Définir des priorités
Relationnel :
- S’adapter aux divers interlocuteurs, s’exprimer avec aisance
- Aptitudes relationnelles
- Aptitude au travail en équipe
Connaissances :
- Bonne connaissance de l’organisation et des missions des services du Conseil départemental et des institutions étatiques, judiciaires et des collectivités territoriales
- Connaître l’orthographe et la grammaire
- Appréhender les principaux champs d’intervention de la direction et savoir repérer les principaux interlocuteurs
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :
- Bac
- Bac prof secrétariat et comptable
