Le secrétaire à dominante PMI assure le secrétariat du Médecin Chef de Service Territorialisé, de la Cadre de santé et de la Responsable d’Equipe Administrative, dans la mise en œuvre des activités départementales en matière de la Protection Maternelle et Infantile. Il participe aux activités administratives transversales du Territoire sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire.
•Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des publics et des partenaires
•Assure le secrétariat du médecin Chef de service territorialisé et de la Responsable d’équipe administrative
•Assiste les professionnels de l’équipe : organisation de leurs activités, plannings et rendez-vous, lien avec les partenaires
•Gestion du courrier PMI
•Retranscription, mise en forme, impression, envoi des courriers, comptes rendus, rapports médico-sociaux et documents spécifiques (tableaux de bord, statistiques, bilan…)
•Organisation, préparation, suivi des réunions et participation (réunions d'assistantes maternelles, réunion d'équipe PMI, réunions partenariales…)
•Gestion et suivi administratif des dossiers en collaboration avec la Cadre de santé :
- Agrément et renouvellement
- Formation des assistants maternels et familiaux
- Archivage
•Participe aux réunions d’équipe de secrétariat animées par le responsable du TISMS
•Gestion administrative des dossiers RH du personnel PMI
•Gestion et suivi administratif de la logistique du service PMI
•Gestion de la boîte mail générique du service PMI
•Participation à la continuité du service public
Activités spécifiques
•Travail en binôme avec la secrétaire à dominante ASE et/ou l’Assistante de Territoire et assure l’intérim en cas d’absence
-Enfance
-Vulnérabilité
-Hébergement d’urgence
-RH
Savoir-faire Technique
• Savoir accueillir différents publics
• Avoir des capacités rédactionnelles
• Savoir organiser, prioriser ses tâches
• S'adapter aux évolutions de service
• Maîtriser l'outil informatique
Savoir-faire Relationnel
• Etre à l’écoute, disponible et autonome
• Savoir s’adapter et être réactif
• Avoir le sens du travail en équipe et en transversalité
• Avoir la capacité de communication
• Avoir le sens du service public
Connaissances
• Connaître les dispositifs médico-sociaux
• Connaître les procédures liées aux agréments des Assistants maternels et familiaux
• Connaître les principes du service public et les orientations du Département
- Formation de secrétariat – Niveau IV
-Travail en bureau avec horaires réguliers
-Disponibilité et présence requises en fonction des obligations de service et des urgences
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
-Risques d'incivilités
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
