L'assistant de service assure la responsabilité du secrétariat du service et celui du chef du service y compris pour la correspondance à caractère confidentiel et assiste le chef de service pour la gestion administrative des dossiers.
- Conçoit l’organisation du secrétariat et assure son fonctionnement
- Reçoit et filtre les communications téléphoniques
- Rédige des courriers et documents administratifs, y compris pour le secrétariat du chef de service
- Traite et exploite une partie des informations du service (courrier, affaires spécifiques)
- Classe et met à jour les procédures, gère l’archivage des documents produits par le service
Technique :
- Maîtriser les techniques de la bureautique (suite Office, outils collaboratifs Teams, Klaxoon, Adobe Acrobat)
- Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs
- Posséder une bonne capacité rédactionnelle et orthographique
- Bien connaître les missions et les dossiers en cours du service
- Planifier et organiser son travail et proposer si nécessaire, des procédures nouvelles.
Relationnel :
- Savoir proposer des solutions et anticiper les demandes
- Être réactif
- Faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité
- Posséder le sens du contact
- Mettre en place des outils pour garder la mémoire des évènements et des personnes relatives à l’activité du service
Connaissances :
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l’Institution et des relations avec les partenaires externes
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis : Niveau III - Baccalauréat à Bac+2 (BTS Secrétariat de direction ou équivalent)
- Formations réglementaires liées à la prévention du risque incendie
- Disponibilité pour des déplacements ou en cas d’horaires exceptionnels
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
