Assurer le traitement, la numérisation et le classement des documents entrants (courrier, mails, fonds de dossiers, transferts) afin de garantir une intégration fiable et complète des pièces dans les GED MDPH et DPH.
Contribuer à la qualité des dossiers usagers en appliquant rigoureusement les procédures internes de qualification, de complétude administrative et de classement documentaire.
- Qualifie les courriers entrants (MDPH et DPH)
Réceptionne les courriers et les dépose auprès du service courrier, qualifie les plis selon le public (adultes/enfants, usagers connus/inconnus), et le type de courrier (27 typologies), prépare les documents à la numérisation et intègre les fiches LAD pour les flux MDPH.
- Numérise, contrôle et intègre les documents dans les GED MDPH et DPH
Réalise la numérisation, vérifie la qualité (lisibilité, orientation, exhaustivité, conformité) et intègre les documents dans la GED correspondante.
- Assure la complétude administrative et classe les pièces dans la GED
Vérifie la complétude des demandes, organise et classe les documents selon leur typologie et le plan de classement, en insérant les séparateurs appropriés.
- Gère, qualifie et traite les mails de la boîte générique du service
Réceptionne et qualifie mails selon le public (adultes/enfants, usagers connus/inconnus), et le type de courrier (27 typologies), vérifie la complétude des demandes, organise et classe les documents selon leur typologie et le plan de classement, en insérant les séparateurs appropriés et intègre l’ensemble des documents dans la GED.
- Traite, numérise et classe les fonds de dossiers et transferts entrants
Qualifie selon le public (adultes/enfants, usagers connus/inconnus), réalise la numérisation, contrôle la qualité, classe les pièces selon le plan de classement, intègre les éléments dans la GED
Tâches annexes
Gestion des bannettes « anomalies » (MDPH et DPH).
Saisie dans les tableaux de suivi.
Tâches ponctuelles
Traitement d’archivage.
Traitement d’élimination.
Nettoyage ponctuel de la base métier.
Technique :
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
- Acquérir la maîtrise du logiciel SOLIS et du logiciel de GED.
- Respecter le planning hebdomadaire.
- Appliquer et respecter les procédures administratives internes.
- S’adapter aux évolutions législatives, réglementaires et organisationnelles.
Relationnel :
- Respect du secret professionnel.
- Capacité d’analyse et de réflexion.
- Sens de l’organisation, méthode et rigueur professionnelle.
- Sens du travail en équipe.
- Polyvalence et capacité d’adaptation.
Connaissances :
- Connaissance de l'institution départementale et des services,
- Connaissance des prestations en faveur des personnes handicapées (facultatif)
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :
Niveau 4
- Port de charges lourdes et récurrentes.
- Travail en sous-sol (lumière artificielle).
- Exposition à la poussière.
- Réalisation de gestes répétitifs liés aux activités de tri, de numérisation et de classement.
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
