L’agent d’accueil et d’information assure l’accueil téléphonique et physique des publics du Conseil départemental sur les deux sites centraux situés à Cergy et Pontoise (2 avenue du parc et 2 avenue de la Palette). Sur le site de La Palette, l’accueil est également assuré pour les services du CDDS et de la PMI.
· Accueil physique des usagers, renseignement et information
· Réception, traitement, orientation des appels téléphoniques et des mails reçus
· Orientation des visiteurs vers les services ou organismes compétents
· Paramétrage et remise des badges d’accès aux bâtiments
· Accompagnement de visiteurs sur site sur demande
· Recherches téléphoniques ou Internet le cas échéant
· Saisie de données statistiques pour suivi d’activité (ex : nombre de visiteurs, motif des visites, etc.)
· Constitution et actualisation d'un fonds de documentation
· Réservation de salle : accès au planning des salles de réunion, aide à la réservation ou modification sur demande
· Contribution (occasionnelle) à des missions d’accueil et/ou de réception, sur sites centraux ou distants (ex : vœux de la Présidence, Salon International de l’Agriculture, Fête de l’été, évènements institutionnels, etc.)
· Contribution (occasionnelle) à certaines missions en interne (ex : renfort ponctuel au Pôle Courrier)
· Contribution (occasionnelle) en cas de besoin d’un usager pour la réservation de véhicules de la flotte départementale, notamment via la boite à clés
Les spécificités du poste :
· Accueil Campus
o Permanence de l’ensemble de l’équipe 10 vendredis par an à l’occasion des séances plénières du Conseil départemental
o Accueil ouvert en continu de 8h15 à 18h (rotation organisée pendant la pause méridienne)
· Accueil Palette
o Accueil pour les services du CDDS, de la PMI, de la cellule accueillant les Mineurs non accompagnés MNA)
o Prise de messages pour les services en cas d’indisponibilité
o Travail en collaboration avec le gardien du site
· Standard téléphonique
Composition de certains numéros extérieurs pour les postes n’ayant pas accès (province ou étranger
Technique :
o Utiliser des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et internet
o Utiliser une console téléphonique et autre système de standard
Relationnel :
o Soigner sa présentation vestimentaire
o S'exprimer avec aisance et ajuster son discours eu égard aux différents usagers accueillis
o Faire de preuve de discrétion
o Décrypter et reformuler une demande
- Les agents effectuent des horaires fixes de 7h55 en roulement, à ce titre ils bénéficient de 2 jours de récupération annuelle (en plus des 25 jours de RTT annuels)
Horaires site du Campus (5 agents) : l’accueil est ouvert de 8h15 à 18h
Quand l’agent est « du matin » : 8h15 - 16h55 avec 45 minutes de pause méridienne
Quand l’agent est « du soir » : 9h20 - 18h00 avec 45 minutes de pause méridienne
Horaires site de la Palette (1 agent) : l’accueil est ouvert de 8h20 à 17h30 (21h30 les lundis)
Les lundis :
- Un premier agent assure le créneau 8h20-11h et poursuit la journée au Campus jusqu’à 18h (dont 1h de temps de travail supplémentaire)
- Un second agent assure le créneau 11h-21h30 (avec 45 minutes de pause méridienne, et temps de travail supplémentaire décompté à partir de 19h40)
Du mardi au vendredi : 8h20 - 17h30 avec 45 minutes de pause méridienne (dont 30 minutes de temps de travail supplémentaires).
- Permis VL souhaité
- Disponibilité en dehors des horaires d’ouverture des services. Travail possible en soirée et week-end pour les manifestations.
Profil :
Ce poste est ouvert aux adjoints administratifs territoriaux.
CDD de 3 mois pour accroissement temporaire d’activité
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
