Direction de l'Enfance, de la Jeunesse, de la Santé et de la Famille
Celllule Direction
Il/Elle assure des missions de secrétariat des 3 Directeurs (un Directeur, deux Directeurs adjoints), en binôme avec l’assistante de direction-coordinatrice, qui assure son encadrement hiérarchique.
Il/Elle suit des projets de la direction sur le plan administratif et logistique.
En tant qu’assistant/e de direction, et en binôme avec l’assistante-coordinatrice, le/la titulaire du poste :
• gère les agendas du Directeur et des Directeurs adjoints : planifie et organise les rendez-vous et réunions, ainsi que les instances régulières (point avec les services…) ;
• traite les courriers « arrivée-départ » dans le logiciel Elise et le courrier physique : repérage des services pour diffusion, suivi des réponses aux courriers sensibles et/ou signalés…;
• rédige et/ou met en forme certains courriers, notes ou comptes rendus ;
• insère les rapports de la Direction dans Kdélib, assure la relecture des rapports des services de la DEJSF, les corrections nécessaires et veille au formatage ;
• organise les différents déplacements du Directeur et des Directeurs adjoints en tant que de besoin ;
• prend en charge et assure le filtrage des communications téléphoniques du Directeur et des Directeurs adjoints (renseignement, traitement ou orientation) ;
• suit les dossiers transversaux ou spécifiques du pôle Direction (recueil de données et mise à jour des dossiers…) ;
• suit les différentes commandes au niveau des services de la DEJSF (respect des échéances, lien avec les services, recueil des informations et mise en forme des réponses) ;
• recueille les informations nécessaires pour la préparation de fonds de dossiers nécessaires en lien avec les rendez-vous ou réunions du Directeur et des Directeurs adjoints ;
• gère ponctuellement les mails du Directeur et des Directeurs adjoints : diffusion dans les services, suivi des réponses, préparation de certains courriels… ;
• participe à la mise à jour de l'intranet "Mosaïk".
Il/Elle apporte son soutien à l’assistante de direction-coordinatrice en tant que de besoin pour assurer la continuité de service. En cas d’absence des autres secrétaires ou assistantes de service de la direction,
Il/Elle assure le relais de l’accueil téléphonique et du traitement du courrier.
Autonome et organisé, vous avez l’esprit d’initiative, vous saurez être réactif, prioriser et vous rendre disponible pour répondre aux demandes liées à votre périmètre d’activité ;
Vous maîtrisez la grammaire et l’orthographe ;
Vous maîtrisez les règles de la bureautique et les outils informatiques (Word – Excel – PowerPoint – Elise – Kdélib – Ixbus - Outlook – Intranet et Internet).
Le goût pour le travail en équipe, des qualités relationnelles, d’adaptation et de discrétion sont des ingrédients nécessaires pour mener à bien vos missions d’assistante de direction.
Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
