Accompagne les différentes directions et les collèges dans l’évaluation de leurs besoins.
Pilote des projets dont les projets d’aménagement de la collectivité.
Réalise les achats de mobilier et assure la gestion administrative et financière desdits dossiers.
Travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires achats.
Gestion de projets
- Qualification des besoins des directions et des collèges afin de réaliser les acquisitions nécessaires et fonctionnelles ;
- Analyse de la demande et de sa conformité par rapport au besoin exprimé dans le respect des procédures d’achats du Département qui s’est engagé dans une démarche d’innovation ;
- Proposition de solutions d’aménagement et de choix de mobiliers adaptés aux usages ;
- Pilotage des projets d’aménagement et réalisation des études d’implantations des espaces, proposition et commande des mobiliers adaptés aux usages et aux besoins en lien avec le designer d’espace.
- Réalisation d’implantations pour les espaces de travail soit en autonomie via un logiciel soit en lien avec le designer selon la taille des projets.
Réception et étude des demandes
- Analyse de la demande et de sa conformité par rapport au besoin exprimé ainsi qu'aux procédures d'achats du Conseil départemental (déplacement sur les sites) ;
- Recherche de fournisseurs (produits et prix) ;
- Demande de devis ;
- Réalisation d’analyses comparatives (en tenant compte du besoin réel et de la politique achat de la collectivité - conformité de la qualité des prestations et des délais de réalisation en fonction des besoins) et rend compte du résultat au chef de service.
Commande et pré-engagement des dépenses
- Recherche de fournisseurs (contact et suivi des fournisseurs) ;
- Vérification de la disponibilité des crédits selon les règles de la comptabilité publique (seuils marchés, bons de commande, contrôle et pilotage de la livraison …etc.) ;
- Organisation de l’enlèvement et du stockage du mobilier existant en lien avec le pôle manifestations si besoin de déménagement ;
- Gestion des litiges et SAV ;
- Constitution du dossier des pièces à transmettre à la plateforme DF ;
- Mise à jour du tableau de bord des dépenses notamment par directions, collèges et natures d’achat.
Activités complémentaires
- Gestion de la partie administrative des dossiers selon les règles de la commande publique et de la comptabilité publique ;
- Gestion des marchés mobiliers (veille technologique, recensement des besoins et réalisation de books de présentation ou de tout autre document nécessaire à l’activité du service). ;
- Participation au recensement des besoins dans le cadre de mises en concurrence et à l'analyse des offres reçues en lien avec l’acheteur public ;
- Réalisation de certains achats relevant du périmètre de la Direction.
Technique :
· Maîtriser les outils bureautiques
· Maîtriser le logiciel de gestion financière Grand Angle et du logiciel GIMA
· Maîtriser les règles de la comptabilité publique
· Rédiger des courriers et des comptes –rendus
· Compétences en gestion :
Ø Gérer un budget (anticipation, prévision, analyse des écarts entre les prévisions et les réalisations)
Ø Créer des outils d'aide à la décision (tableaux et notes de synthèse)
Relationnel :
· Organiser et gérer des priorités
· Etre en capacité à mener plusieurs dossiers de front
· Savoir alerter sa hiérarchie
· Faire preuve de rigueur
· Négocier
· Etre en capacité d’analyser
· Etre dynamique
· Etre autonome et force de proposition
· Avoir de très bonnes capacités relationnelles
· Avoir le sens du travail en équipe et en transversalité
Conaissances :
· Gestion et pilotage de projets
· Maitrise de la commande publique
· Connaissance de l'institution et son organisation
Bac +2 ou expérience significative dans un poste similaire
Permis de conduire
Nombreux déplacements sur les sites extérieurs et les services du Campus et de la Palette
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
