L’assistant de direction du Secrétariat général DGAS assure un rôle central d’appui administratif, organisationnel et logistique auprès du Secrétaire général et des équipes du secrétariat général. Il contribue à la continuité de service, à la fluidité des circuits d’information et à la qualité de préparation des instances, dossiers et échanges avec les directions de la DGAS, les directions ressources du Département et les partenaires.
Assister le Secrétaire général dans ses missions et assurer son secrétariat (agenda, courriers, parapheurs, suivi des échéances et relances).
Organiser les réunions et instances (convocations, ordres du jour, réservations, supports, comptes rendus/notes de suivi).
Coordonner et diffuser l’information au sein du Secrétariat général et avec les directions de la DGAS, en garantissant la fiabilité des circuits.
Contribuer au suivi administratif des dossiers transversaux (tableaux de bord de suivi, classement/archivage, préparation de pièces, mise en forme).
Accueillir, orienter et traiter les sollicitations internes/externes, en adaptant la réponse et en alertant en cas d’urgence ou de situation sensible.
Technique
Organisation et sens des priorités dans un environnement multi-interlocuteurs.
Préparation de réunions/instances et production de supports (CR, notes, tableaux de suivi).
Gérer des flux (courriers, mails, parapheurs) et assurer le suivi des échéances.
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et le classement/archivage.
Appliquer des règles de confidentialité et de sécurisation des informations.
Fortes qualités rédactionnelles
Organisation, rigueur et gestion du temps
Relationnel :
Discrétion professionnelle, sens du service public et fiabilité.
Qualités relationnelles, écoute, diplomatie et sens de l’accueil.
Rigueur, réactivité et sens des priorités.
Capacité à travailler en transversalité et à faciliter la coopération.
Gestion du stress et des urgences, posture d’alerte appropriée.
Connaissances :
Organisation d’une collectivité territoriale et circuits administratifs.
Pratiques de secrétariat de direction et organisation d’agendas/instances.
Règles de base de la communication administrative (courriers, notes, comptes rendus).
Notions de gestion documentaire (classement, archivage) et RGPD/confidentialité.
Connaissance générale des politiques de solidarités (souhaitée).
Niveau Bac à Bac+2 : assistanat/gestion/administration, ou expérience équivalente).
Poste pivot exposé à des sollicitations nombreuses et parfois urgentes : nécessité de prioriser, d’anticiper et d’alerter.
Manipulation d’informations sensibles (contrôles, décisions, données) : stricte confidentialité attendue.
Contraintes calendaires liées aux instances et aux échéances administratives : adaptabilité.
Prévention des risques : alternance posture assise/écran (pauses, ergonomie), charge mentale (organisation/relai), gestion des incivilités à l’accueil (procédures d’alerte).
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
