Le secrétaire administratif assure la gestion administrative courante du service auprès des cadres du service en central.
Accueil physique téléphonique :
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages
Recevoir et diffuser les courriers/mails et les informations
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les cadres du territoire
Organisation, planification
Organiser les agendas des cadres du service et prendre les rendez-vous en fonction des priorités (en soutien de l’assistante administrative)
Rappeler les informations importantes, transmettre les messages
Organiser et suivre les réunions de service, rédiger les comptes rendus
Gérer les mails et documents des cadres du service (en soutien de l’assistante administrative)
Secrétariat
Gestion de la boîte mails partagée SSD en lien avec la deuxième secrétaire
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, rapports, PowerPoint…)
Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, mettre en forme, corriger divers documents
Recueillir des informations pour la préparation de dossier
Renseigner les tableaux de suivi
Assurer le traitement du courrier et des parapheurs (arrivée/départ) en version papier et dématérialisé (Elise)
Suivi des projets et activités du service
Participer aux projets de service : soutien à l’animation, conception et rédaction de supports
Apporter un soutien administratif dans les projets transversaux que porte le service
Participer à la communication du service et collaborer à la mise à jour des divers canaux de communication en lien avec l’Assistante administrative du service (Site internet/intranet, VO Solidarités, cartes interactives…)
Assurer le suivi des délais et effectuer les relances nécessaires des notes, rapports, demandes d’information et d’indicateurs
Suivre les dossiers du service en lien avec la deuxième secrétaire administrative (dispatching des dossiers : Dalo, Ccapex, Stagiaires, Vulnérabilité, Mise à l’abri… selon une organisation par thématique)
Contribuer à l’activité liée à SOLIS
Veiller au maintien de la gestion de l’arborescence de service
Contribuer à la continuité du service public
Ponctuellement :
Assurer le remplacement de l’assistante administrative de service SSD
Assurer le remplacement des secrétaires de direction et des autres services de la direction
Sens de l’organisation
Dynamisme et prise d’initiative
Capacité à gérer les urgences
Discrétion et sens de la confidentialité
Bon relationnel
Maitriser des outils bureautiques
Prendre des notes, formuler et rédiger
Avoir le sens de l'organisation, de la méthode et rigueur professionnelle
Etre capable d'analyse et de réflexion
Recevoir, filtrer, orienter, prendre des messages
Connaissances :
L’organisation de la collectivité
Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
Poste ouvert aux adjoints administratifs
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
