Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour le Cabinet de la Présidente une assistante de direction chargée d'assurer l'organisation des activités quotidiennes du secrétariat de la Présidence.
Au titre de vos fonctions, vos missions seront :
Accueil physique et téléphonique
Tenue de l'agenda de la Présidente en accord avec la Chef de cabinet
Création de fiches pour suivi des rendez-vous et des réunions de la Présidente
Assurer le lien avec le secrétariat des Vice-Présidents pour les représentations de la Présidente
Organisation des réunions (convocations, réservation des salles, demandes d’éléments aux services, suivi de l’état des présences, relances etc.)
Suivi des parapheurs et courriers à la signature de la Présidente ainsi que des rapports de séance et CP
Classement et archivage des dossiers
Gestion de tout courrier arrivé papier et sur ELISE (logiciel interne)
Recherche et collecte d’informations pour la Présidente
Gestion de boites mèls et agendas Cabinet de la Présidence
Demandes de chauffeur pour la Présidente
Rédaction, saisie et mise en forme des courriers
Contacts avec les élus et organismes extérieurs
Gestion des mails de l'adresse "secrétariat de la Présidente"
Gestion des appels et des affaires courantes en cas d’absence des assistantes du Cabinet et de la Direction du Cabinet
Compétences requises:
Technique :
- Maîtriser les outils informatiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, CONTACT et ELISE (logiciels internes), Internet
- Savoir gérer un agenda
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles administratives
- Gestion des priorités et capacité à travailler dans l'urgence
- Avoir l'esprit d'initiative
- Etre rigoureux, organisé, réactif, polyvalent, autonome, dynamique et proactif
Relationnel :
- Avoir le sens du travail en équipe
- Faire preuve de discrétion et confidentialité absolue
- Sens du contact et de l'écoute
- Aisance relationnelle avec les élus
- Disponibilité
Connaissances :
- Maîtriser les règles et techniques de la bureautique et du secrétariat
- Compétences et fonctionnement de l'institution départementale
- Connaître les circuits et procédures administratives
- Connaître les dossiers clés et les actions engagées par le Cabinet
Profil :
Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.
Baccalauréat secrétariat ou BTS + expérience confirmée
Grande disponibilité
Excellente présentation
Grand sens du service
Confidentialité
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
